Steuererklärungsprüfung im digitalen Zeitalter

Von | 10. April 2018

Im Zuge der Digitalisierung werden seit dem Jahr 2010 Steuererklärungen durch ein bundeseinheitliches Risikomanagementsystem (RMS) vollautomatisch in verschiedene Risikoklassen eingeteilt. Die in der Steuererklärung enthaltenen Daten werden dazu mit den Informationen Dritter (Kreditinstituten, Versicherungen etc.) und den Vorjahreswerten abgeglichen. Weitere Grundlagen für die Einteilung ergeben sich bspw. aus dem Abgabe- und Zahlungsverhalten des Überprüften, der Einkommensherkunft oder der Branchenzugehörigkeit. Lediglich die wirklich prüfungsbedürftigen Fälle sollen so durch das Risikomanagementsystem automatisch identifiziert und anschließend durch einen zuständigen Bearbeiter manuell geprüft werden. Dies sorgt vor allem für eine schnellere Bearbeitungszeit. Zusätzlich werden einige Steuererklärungen per Zufall oder auch gezielt durch den Sachbearbeiter ausgewählt und manuell „per Hand“ nachgeprüft.

Wird eine Nachprüfung in einem Unternehmen angeordnet, soll diese zuerst über eine sogenannte „Kassen-Nachschau“ erfolgen, die gemäß § 146b AO seit dem 01.01.2018 anwendbar ist. Sie dient der zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben.

Ein damit betrauter Amtsträger der Finanzverwaltung darf außerhalb einer Außenprüfung eine Kassen-Nachschau durchführen, ohne sich vorher anzumelden. Diese darf allerdings nur auf den Geschäftsgrundstücken und Geschäftsräumen des Unternehmens während den üblichen Öffnungszeiten erfolgen. Der Amtsträger kann zudem anonym agieren, um sich ein Bild davon zu machen, wie die Kassenführung erfolgt und Testkäufe durchführen, die bei der eigentlichen Kassen-Nachschau auf ihre korrekte Abrechnung hin geprüft werden.

Geprüft werden hierbei sowohl die Daten der genutzten ERP-Systeme, Warenwirtschaftssysteme, Zeiterfassungslösungen, Kassensysteme, elektronische Aufzeichnungssysteme, Taxameter, Wegstreckenzähler usw., als auch die manuellen Formen der Kassenbuchführung.
Liegen die Daten in digitaler Form vor, kann der Prüfer diese einsehen, eine Datenübermittlung anfordern oder diese auf einem maschinell auswertbaren Datenträger verlangen. Damit einher gehen neue spezielle Bußgeldtatbestände für Verstöße gegen die Ordnungsvorschriften für Kassen, die gem. § 379 Abs. 1 AO ab 2020 gelten. Die Höhe der Geldbuße kann bei Verstößen dieser Art bis zu 25.000 € betragen.

Doch wie sollten sich die Betroffenen am besten auf die neuen Gesetzesregelungen vorbereiten?

  • Die abzugebenden Steuererklärungen sollten auf die neuen Regelungen abgestimmt werden.
  • Die für eine Kassennachschau benötigten Unterlagen sollten stets für eine mögliche Prüfung in digitaler Form bereitgehalten werden, damit eine Weitergabe an den Prüfer problemlos möglich ist.
  • Zu diesem Zweck sollte ein gutes elektronisches Kassensystem eingeführt werden, welches optimalerweise direkt mit einer Finanzbuchführungssoftware, z.B. von DATEV, verknüpft ist.
  • Darüber hinaus wird geraten, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen.

Bei weiteren Fragen können Sie sich gerne direkt an uns wenden.

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